Manual de boas práticas: o que é e como elaborar
Imagine que você está comprando um Smart TV para sua casa. Talvez você nunca tenha tido esse modelo ou já teve, mas de outra marca. Junto com o equipamento, vem um documento de ouro, fantástico até... Algo que irá evitar que você desperdice o seu tempo ao configurar a nova TV, e até mostrará possibilidades que você não tinha reparado quando comprou. Sabe qual documento é esse?
O manual de uso! Muito provavelmente você faz parte dos 70% das pessoas que não costumam ler o manual. Acertei? Se errei, é porque você faz parte das que leem, mas só usam 25% de todas as funções.
Calma, eu não sou parenta da Sibila Trelawney (só quem é fã, vai entender). Esses são dados de uma pesquisa realizada por especialistas americanos em 2018 (Interacting with Computers Journal).
E qual a conexão do manual da sua TV nova com o Manual de boas práticas? Continue lendo e te conto...
O que é um Manual de Boas Práticas?
O Manual de Boas Práticas é um documento que contém todos os procedimentos e operações que são realizar em um negócio de alimentação. Assim como o manual da TV, o de boas práticas descreve os detalhes do estabelecimento, como as estruturas físicas, os processos de recrutamento e capacitação da equipe e muito mais.
Ele descreve as etapas importantes em um negócio de alimentação, desde a compra dos insumos até a distribuição para cliente final.
O maior objetivo do Manual de Boas Práticas é padronizar os processos, reduzindo desperdícios e aumentando a produtividade da equipe.
Sentiu falta do “é um documento obrigatório exigido pela vigilância sanitária que tem objetivo de aumentar a qualidade e a segurança dos produtos”? Sim, esse é um jeito de descrever o MBP e seu objetivo, mas da primeira forma você chama mais atenção dos 70% que não costumam ler manuais...
MBP e MBPF são o mesmo documento?
Vamos entender as duas siglas: MBP é manual de boas práticas e MBPF é manual de boas práticas de fabricação.
Em sua essência ambos descrevem as operações realizadas em um estabelecimento. E os dois não são exclusivos da área de alimentação.
Todo tipo de negócio pode elaborar e implantar um MBP ou MBPF, principalmente porque o principal objetivo do documento é relatar um conjunto de procedimentos para garantir um padrão mínimo de qualidade.
É muito comum o manual de boas práticas em diversos setores da saúde como farmácias, clínicas odontológicas e de estética e, na fabricação de medicamentos.
O que realmente muda entre o MBP e MBPF é a aplicação, basta olharmos as leis que tratam do tema. A RDC nº 275/2002 estabelece os procedimentos operacionais padronizados para estabelecimentos produtores/industrializadores de alimentos e através do Check list presente no regulamento, determina a obrigatoriedade do MBPF.
Enquanto isso, a RDC nº 216/2004 estabelece as boas práticas para serviços de alimentos, e preconiza a obrigatoriedade do MBP.
Quais os principais objetivos do Manual de Boas Práticas?
Além dos objetivos já citados, esse documento que vale mais que barras de ouro pode proporcionar uma otimização dos custos operacionais do estabelecimento.
Para você, consultora de alimentos, ter segurança na hora de oferecer esse serviço e não precisar recorrer ao “é um documento obrigatório exigido pela vigilância sanitária, blá, blá, blá...”, vou citar 3 benefícios que farão os olhos do futuro cliente brilhar.
1. Redução de desperdício de insumos: ao mapear todos os processos é possível encontrar formas mais eficientes e que padronizem a manipulação, diminuindo erros na operação e consequentemente o desperdício de alimentos, seja no armazenamento, seja na distribuição ou venda.
2. Otimização de tarefas: com o manual implantando, a equipe estará mais organizada para realização das atividades do dia a dia, e tudo será realizado com mais produtividade, visto que no mapeamento foi analisado a maneira mais rápida de execução.
3. Diminuição do consumo de produtos de limpeza: essa categoria de produtos tem um grande peso nas despesas do negócio, por isso como os processos de higienização e limpeza padronizados é natural a economia nesses itens.
O que deve constar no Manual de Boas Práticas?
Não posso dizer que há uma legislação determinado a estrutura ideal do manual, mas a RDC nº 216/2004 estabelece o mínimo que deve conter. Isso quer dizer que além dos itens a seguir, você tem total liberdade de incluir outros tópicos, desde que façam sentido ao objetivo principal do MBP que é descrever as operações realizadas no estabelecimento”.
Considerando as operações exigidas no regulamento, a estrutura ideal do manual de boas práticas é:
Capa;
Identificação da empresa;
Estrutura e edificações;
Higienização ambiental, equipamentos, móveis e utensílios;
Recursos humanos;
Sistema de abastecimento e instalações de água;
Manejo de resíduos;
Controle de pragas e vetores;
Processos de preparo;
E junto com o MBP, é necessário elaborar os POPs, isto é, os Procedimentos Operacionais Padronizados, mas isso é assunto para outro texto.
Como fazer um Manual BPF?
Seja um MBP ou MBPF, o processo de elaboração é o mesmo. Um ponto muito importante é que deve retratar a realidade do estabelecimento, além de seguir os requisitos legais já comentados.
O primeiro passo para fazer um manual de boas práticas é criar um Check list de verificação. Algumas legislações já disponibilizam esse material, como a RDC nº 275/2002 e a Portaria SMS-G nº 2619/11 da Prefeitura de São Paulo. Mas você, uma Consultora Expert, tem um modelo personalizado.
Modelo de Check list inteligente disponibilizado no curso Consultora Expert
Você pode utilizar aplicativos de Check list, como o Propapp.me e o Food Checker.
Com o Check list realizado, você entenderá quais as melhorias devem ser realizadas antes da elaboração do MBP, porque lembre-se o documento deve retratar a situação real do estabelecimento.
No mesmo dia da visita diagnóstica, você deve coletar as outras informações que serão necessárias para elaborar o Manual de boas práticas, como os detalhes da estrutura física. Sugiro muito, que além do Check list de boas práticas, você crie um documento com os dados importantes para o MBP, evitando esquecimentos e retrabalho.
Agora que você já mapeou e/ou implantou os processos padronizados e tem todas informações necessárias é a hora de elaborar o seu manual. Para agilizar esse processo, use da mesma estratégia que uso e que me faz elaborar um MBP em até 4 horas. Tem um esqueleto, que nada mais é que uma versão incompleta de um manual, porém com lacunas para preencher os dados de cada cliente.
Mas atenção! Ter um esqueleto não é o mesmo que copiar o manual de outro negócio de alimentação. Isso é incorreto!
O esqueleto, ou modelo, é um documento inacabado que precisa ser preenchido e revisado com a realidade do cliente atual.
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